Fiche d'une affaire - Généralités

Le module Affaires regroupe toutes les affaires de l'entreprise. Toutes ces pièces sont organisées et stockées sous forme de fiches.

les Différents types d'affaire:
• Devis
• Commande
• Commande fournisseur
• Facture d'acompte
• Situation
• Facture
• Facture d'achat
• Avoir

Pour créer une nouvelle affaire:
• Dans le ruban en haut du module, cliquez sur Nouveau
• Dans la liste qui apparaît, cliquez sur le type d'affaire que vous voulez créer
• La fiche d'une affaire s'ouvre et porte le nom de Création d'une nouvelle affaire
• Mettre en surbrillance le tiers concerné par l'affaire dans la fenêtre Sélection de tiers qui s'ouvre en même temps, puis cliquez sur Valider
• S'il n'existe pas, cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle fiche de tiers

Complétez les champs de l'en tête de l'affaire:
• Le Titre de la pièce est renseigné par défaut par la nom du client. Mais il s'agit d'un champ de type texte dont vous pouvez changer le contenu pour donner un titre à l'affaire et la distinguer des autres
• Le Représentant peut être choisi dans la liste déroulante. Par défaut il s'est mis soit sur votre nom d'utilisateur, soit sur le nom du commercial attitré renseigné dans la fiche du tiers. Si plusieurs commerciaux représentent l'affaire, cliquez sur le dossier à côté du champ et saisissez un pourcentage de commission pour chaque représentant
• Dans le champ Nom du client/prospect est renseigné le tiers que vous avez sélectionné précédemment. Si vous voulez choisir un autre tiers, cliquez sur le dossier au bout du champ pour accéder à la liste des tiers
• Type de pièce correspond au type d'affaire. Sélectionnez le dans la liste déroulante ou créez un nouveau type en cliquant sur le bouton Nouveau à côté du champ
• La Référence s'incrémente automatiquement. Si ce n'est pas le cas, rendez-vous dans le paramétrage des références
• La Date se met par défaut sur la date du jour. Vous pouvez en saisir une autre ou cliquer sur le dossier à droite du champ pour sélectionner une date sur un calendrier
• Le Métreur se renseigne comme le représentant
• l' Etat peut se choisir dans la liste déroulante. Vous pouvez en créer un nouvel état en cliquant sur le bouton Nouveau situé à droite du champ. Vous pouvez aussi paramétrer un état automatique à la création de chaque type de pièce dans les préférences
• Dans Monnaie vous pouvez choisir une monnaie différente
• Si vous travaillez sur plusieurs agences, indiquez dans Agence celle à laquelle est rattachée cette affaire. Si votre agence n'est pas disponible dans la liste déroulante, rendez-vous dans les paramètres des utilisateurs

Complétez les autres parties de l'affaire. Naviguez en cliquant sur les catégories du menu liste horizontal:
• Le Détail
• Le pied de document
• Informations tiers
• Liens autres pièces
• Tâches liées
• Observations

En plus de ces parties, des boutons sont disponibles en bas de l'affaire:
• Nouveau permet de remplir le Détail de l'affaire, c'est à dire d'y ajouter des lignes de produits, options et descriptifs. Pour vous aider, un assistant des produits sur mesure et un accès à la base des produits à prix unitaires sont disponibles
• Modifier permet de modifier un élément du Détail
• Supprimer permet de supprimer un élément du Détail
• Descriptif permet de visualiser ou d'associer un descriptif à un produit
• Pose permet d'ajouter des montants de pose par ligne produits ou dissocier dans le total HT
• Détail financier permet d'accéder au calcul des marges, des coefficients et à la saisie des achats
• Chantier permet de saisir les informations au retour du chantier sur la pose
• Financement permet de calculer les mensualités d'un crédit ou un plan d'amortissement
• Réglements permet de saisir et consulter les accomptes et solde de l'affaire

Lorsque les champs nécessaires à créer votre affaire sont renseignés, cliquez sur Valider pour enregistrer l'affaire.

Pour transformer une affaire:
• Voir le menu contextuel du module Affaires